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# Concevoir et piloter vos événements

> Guide méthodologique pour transformer vos événements en succès logistiques : choix du type d'inscription, automatisation de la communication et sécurisation des listes.

Dans l'écosystème **Tiiva**, un événement n'est pas un simple formulaire de saisie. C'est un flux dynamique qui orchestre la visibilité de votre offre, la collecte structurée de données et la communication automatisée. Ce guide vous présente les leviers stratégiques pour piloter vos activités avec une précision professionnelle.

## 1. L'Architecture : Choisir le bon type d'inscription

Le succès de votre événement dépend de la structure des données que vous allez collecter. Tiiva propose cinq modes spécialisés qui dictent le comportement de l'interface membre et les outils d'allocation.

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Sport" icon="person-running">
    Basé sur les **Disciplines**. Idéal pour les compétitions avec restrictions d'âge et de genre (badges U12, MAN, etc.).
  </Card>

  <Card title="Bénévoles" icon="hands-helping">
    Basé sur les **Postes**. Permet de définir des besoins en personnel par tranches horaires et par secteurs.
  </Card>

  <Card title="Libre" icon="list-check">
    Le "couteau suisse". Permet de créer un formulaire sur mesure (choix de repas, tailles de t-shirt, questions ouvertes).
  </Card>

  <Card title="Booléen" icon="toggle-on">
    L'efficacité pure. Un bouton unique pour confirmer sa présence (réunions, apéritifs).
  </Card>
</CardGroup>

***

## 2. Maîtriser l'accès : Visibilité vs Inscription

C'est le point le plus important pour éviter la confusion chez vos membres. Tiiva sépare strictement le droit de **voir** une activité du droit de **s'y inscrire**.

### Comprendre la différence stratégique

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Restrictions de Visibilité" icon="eye">
    Définit **qui voit la carte** de l'événement sur son portail ou sur la page d'accueil.

    *Usage : Masquer une réunion de comité aux simples membres pour ne pas encombrer leur flux.*
  </Card>

  <Card title="Restrictions d'Inscription" icon="pen-to-square">
    Définit **qui a le droit de cliquer** sur le bouton "S'inscrire".

    *Usage : Autoriser tout le club à voir un camp d'été, mais restreindre l'inscription aux seuls membres du groupe "Juniors".*
  </Card>
</CardGroup>

### Configuration pratique

| Objectif                     | Onglet           | Champs à utiliser                                                         |
| :--------------------------- | :--------------- | :------------------------------------------------------------------------ |
| **Filtrer l'affichage**      | **Base**         | `Disponible pour les affectations` ou `Disponible pour les groupes`.      |
| **Filtrer les participants** | **Inscriptions** | `Autorisé pour les groupes` ou `Autorisé pour les catégories d'athlètes`. |

***

## 3. Le Moteur : Automatiser la communication

La force de Tiiva réside dans sa capacité à "pousser" l'information au bon moment sans intervention manuelle répétitive.

* **La stratégie des trois vagues** : Planifiez une **Invitation** à l'ouverture, un **Rappel** 48h avant la deadline (pour les retardataires uniquement) et une **Info Finale** avec les détails logistiques une fois les listes figées.
* **Mode Hiérarchique** : Pour les mineurs, activez toujours ce mode pour que les parents reçoivent systématiquement une copie des messages.

***

## 4. La Sécurité : Stabiliser et figer les listes

À l'approche du jour J, vous devez reprendre le contrôle total sur les données.

* **La Deadline stratégique** : À l'heure de la `deadline`, le bouton d'inscription disparaît du portail membre. L'utilisateur ne peut plus annuler ou modifier sa réponse.
* **Le Verrouillage (`Lock`)** : Utilisez l'action de verrouillage dans l'interface d'allocation pour figer définitivement une inscription (une icône de cadenas apparaît sur le portail du membre).

***

## 5. L'Intelligence de terrain : Allocation et PDF

Une fois les inscriptions collectées, l'interface d'[Allocation](/admin-allocations) devient votre centre de commandement pour répartir les membres du **Réservoir** vers les postes ou disciplines réels. Le **Résumé PDF** généré compile ensuite toutes ces données (y compris les notes d'urgence) pour les responsables sur le terrain.

<Note>
  **Traçabilité** : Chaque modification, de la création à la clôture, est enregistrée nominativement dans le [Journal d'activité](/admin-activite).
</Note>