Créer et éditer un événement

1. Qu’est-ce qu’un Événement dans Tiiva ?

Un événement est toute activité planifiée : compétition, entraînement, réunion, souper de club, assemblée générale, etc.

Créer un événement dans Tiiva vous permet de :

  • Communiquer les informations.
  • Gérer les inscriptions (avec questions personnalisées ou choix de disciplines).
  • Envoyer des rappels automatiques.
  • Faire l’appel (gérer les présences).

2. Procédure de Création (Étape par Étape)

Étape 1 : Accéder au Formulaire

  1. Dans le menu principal de Tiiva (généralement à gauche), cliquez sur l’icône de calendrier : Événements.
  2. Dans la liste de vos événements, cliquez sur le bouton : “C” (en haut à droite).
  3. Vous arrivez sur le formulaire de création, structuré par onglets.

Étape 2 : Remplir le Formulaire de l’Événement

Le formulaire est divisé en plusieurs onglets.

Onglet 1 : Informations de base (La carte d’identité de l’événement)

ChampObjectifConseils de RemplissageNomLe titre officiel de l’événement.Soyez clair (Ex: “Championnats Suisses 2025”).Obligatoire.Type d’inscriptionDéfinit la nature de la participation.Choisissez selon votre besoin :*Aucune :Juste informatif (vacances, date importante).*Présence (Oui/Non) :Simple “Je participe” ou “Je ne participe pas” (réunions, entraînements).*Libre :Inscription avec questions personnalisées (taille T-Shirt, allergies).*Sportif :Inscription à des disciplines spécifiques (100m brasse, saut en longueur).*Bénévoles :Recrutement d’aide avec des tâches précises (aide au montage, buvette).*Externe :Inscriptions gérées sur un autre site (fournissez le lien).

Section Dates

RôleDate de début :Le jour où l’événement commence.Obligatoire.Sur plusieurs jours :Activez si l’événement dure plus d’une journée. Débloque laDate de fin.Date limite d’inscription :La date et l’heure butoir. Après, le bouton disparaît.Crucial pour l’organisation.

Section Métadonnées

RôleCatégorie :Permet de classer (ex: “Compétition”). Donne une couleur dans l’agenda.Étiquette :Un texte court à côté du nom (ex: “Élite”, “Ouvert à tous”).Lieu :Adresse ou nom de l’endroit.Agendas :Choisissez les agendas (Juniors, Seniors, etc.) où l’événement doit apparaître.

Section Disponibilité

RôleVisible :Interrupteur principal.Activez pourpublierl’événement à vos membres.Visible publiquement :Visible sur votre page publique Tiiva, même pour les non-membres.

Section Options

RôleGroupe pour les nouvelles inscriptions :Groupe où ajouter automatiquement les personnes s’inscrivant via un lien public.Gérer les présences :Activez si vous voulez faire l’appel. Débloque l’Onglet 5 : Présences.

Onglet 2 : Inscriptions (Configuration avancée de la participation)

Le contenu dépend du Type d’inscription choisi.

Disponibilité des inscriptions (Qui peut s’inscrire ?)

  • Limiter la visibilité de l’inscription à certaines fonctions/groupes : Seuls les membres sélectionnés verront l’événement.
  • Permettre l’inscription pour les contacts de certains groupes : Permet à un Parent d’inscrire ses Enfants (membres du groupe sélectionné).
  • Inscriptions ouvertes au public : Permet à n’importe qui (sans compte Tiiva) de s’inscrire.

Options d’inscription

  • Lien d’inscription externe : (Type Externe uniquement) Collez l’URL complète.
  • Gérer des domaines : (Type Bénévoles uniquement) Activez pour regrouper les tâches par catégories (ex: “Logistique”, “Buvette”).
  • Autoriser une note lors de l’inscription : Permet aux inscrits de laisser un message.
  • Gérer un drapeau : Ajoute une icône de suivi pour votre organisation (ex: Rouge = “Inscription à vérifier”).

Éléments d’inscription (Définir l’objet de l’inscription)

  • Si Type = Bénévoles : Créez des Tâches (Éléments).Nom de la tâche (ex: “Service des boissons”).Heure début/fin, Nombre de bénévoles, Domaine.
  • Nom de la tâche (ex: “Service des boissons”).
  • Heure début/fin, Nombre de bénévoles, Domaine.
  • Si Type = Sportif : Créez des Disciplines.Discipline (choix dans la liste pré-configurée).Catégories d’athlètes disponibles (catégories d’âge).
  • Discipline (choix dans la liste pré-configurée).
  • Catégories d’athlètes disponibles (catégories d’âge).
  • Si Type = Libre : Créez des Champs de formulaire (Éléments).Nom (la question, ex: “Taille de T-shirt”).Type de champ (Texte, Date, Oui/Non, Liste de sélection…).Obligatoire.
  • Nom (la question, ex: “Taille de T-shirt”).
  • Type de champ (Texte, Date, Oui/Non, Liste de sélection…).
  • Obligatoire.

Onglet 3 : Informations (Contenu enrichi)

ChampObjectifA une publication/horaire/checklistActivez pour coller un lien (URL) vers un document externe ou écrire une checklist directe.NoteDescription générale et détaillée de l’événement.Note pour le résuméTexte qui apparaît dans les listes ou résumés d’événements.Note pour l’inscriptionMessage important affiché tout en haut de la page d’inscription.

Onglet 4 : Notifications (Communication automatisée par email)

Responsable

  • Responsable de l’événement : Personne qui recevra les notifications importantes.
  • Envoyer un résumé au responsable à la date limite : Reçoit la liste des inscrits après la date butoir.

Contacts (Automatiser les emails aux participants)

  1. Activer les notifications pour les contacts : Cochez les types d’emails à envoyer (Invitation, Rappel, Confirmation, etc.).
  2. Envoyer les notifications aux groupes : Sélectionnez les groupes qui recevront ces emails.
  3. Configurer chaque notification :Choisissez une Date/heure d’envoi ou un nombre de Jours avant le début de l’événement.Rédigez un message personnalisé.
  4. Choisissez une Date/heure d’envoi ou un nombre de Jours avant le début de l’événement.
  5. Rédigez un message personnalisé.

Onglet 5 : Présences (Faire l’appel)

Cet onglet est visible uniquement si vous avez activé “Gérer les présences” dans l’Onglet 1.

  • Suivi des présences pour les groupes : Sélectionnez les groupes pour lesquels l’appel doit être fait.
  • Fréquence des notifications de présence : Tiiva enverra des rappels périodiques pour que les membres indiquent leur présence à l’avance.

Étape 3 : Enregistrer

Faites défiler la page tout en bas et cliquez sur :

  • "Créer" (pour un nouvel événement)
  • "Sauvegarder les modifications" (si vous modifiez un événement existant)

Votre événement est maintenant en ligne !

Étape 4 : Modifier un Événement

  1. Allez dans la liste de vos Événements.
  2. Trouvez l’événement et cliquez sur l’icône “Modifier” (le crayon).
  3. Faites vos ajustements dans le formulaire.
  4. Cliquez sur “Sauvegarder les modifications”.