Créer des domaines sur un événement

1. Un “Domaine”, qu’est-ce que c’est au juste ?

Imaginez que vous organisez un grand festival. Vous avez besoin de bénévoles pour plein de choses très différentes :

  • Certains vont tenir la buvette.
  • D’autres vont s’occuper de la sécurité.
  • Un autre groupe va gérer le parking.
  • Et encore d’autres vont s’occuper du montage et du démontage des scènes.

Un Domaine, c’est tout simplement un “secteur”, une “équipe” ou un “département” de votre événement.

Au lieu d’avoir une seule très longue liste de toutes les tâches à faire, vous allez pouvoir les regrouper de manière logique.

Exemples de domaines :

  • Logistique
  • Buvette & Restauration
  • Accueil & Information
  • Sécurité
  • Technique
  • Nettoyage

Comment Activer et Créer des Domaines pour mon Événement ?

Les domaines sont une option spécifique aux événements qui cherchent des bénévoles.

Étape A : Choisir le bon type d’événement

Pour pouvoir utiliser les domaines, vous devez être en train de créer ou de modifier un événement où le “Type d’inscription” est réglé sur“Bénévoles”. Si ce n’est pas le cas, cette option n’apparaîtra pas.

Étape B : Activer la gestion des domaines

  1. Rendez-vous sur le formulaire de votre événement et allez dans l’onglet “Inscriptions”.
  2. Cherchez l’option qui s’appelle “Gérer des domaines”. C’est un interrupteur.
  3. Cliquez sur l’interrupteur pour l’activer. Le petit rond doit se déplacer et le bouton changer de couleur.

Étape C : Créer vos premiers domaines

Dès que vous avez activé l’interrupteur, une nouvelle section est apparue un peu plus bas dans la page. Elle s’appelle “Domaines”.

C’est ici que vous allez lister tous les secteurs de votre événement.

  1. Cliquez sur le bouton “+ Ajouter un domaine”.
  2. Un nouveau bloc apparaît avec deux cases :Nom : C’est le titre de votre secteur. Écrivez par exemple : Buvette.Note : C’est une case optionnelle pour donner plus de détails. Par exemple : Toutes les tâches liées à la vente de boissons et de nourriture.Le responsable de ce domaine est Jean Dupont.
  3. Nom : C’est le titre de votre secteur. Écrivez par exemple : Buvette.
  4. Note : C’est une case optionnelle pour donner plus de détails. Par exemple : Toutes les tâches liées à la vente de boissons et de nourriture.Le responsable de ce domaine est Jean Dupont.
  5. Vous avez besoin d’un autre domaine ? Cliquez à nouveau sur “+ Ajouter un domaine” et recommencez. Créez-en autant que vous voulez ! (Ex:“Sécurité”, “Parking”, “Accueil”, etc.).

Vous pouvez facilement réorganiser l’ordre des domaines en cliquant sur les petites poignées à gauche et en les faisant glisser. Vous pouvez aussi ensupprimer un en cliquant sur l’icône de poubelle.

Comment Attribuer un poste (élément) à un domaine ?

Maintenant que vos “secteurs” sont créés, il faut y placer les tâcposteshes correspondantes. Dans Tiiva, une tâche pour un bénévole s’appelle un “Élément”.

  1. Restez dans l’onglet “Inscriptions” et descendez jusqu’à la section “Éléments d’inscription”.
  2. Cliquez sur le bouton “+ Ajouter un élément” pour créer un poste de bénévole.
  3. Remplissez les informations sur la tâche : Son Nom (ex: “Service des boissons”); Son Heure de début et Heure de fin (ex: de 18:00 à 20:00); Le Nombre de bénévoles nécessaires pour ce poste.
  4. Son Nom (ex: “Service des boissons”)
  5. Son Heure de début et Heure de fin (ex: de 18:00 à 20:00)
  6. Le Nombre de bénévoles nécessaires pour cette tâche.
  7. Et maintenant, la case la plus importante pour nous : “Domaine de l’événement”.
  8. Cliquez sur cette case. Une liste déroulante va s’ouvrir.
  9. Magie ! Cette liste contient tous les noms des domaines que vous avez créés juste avant (“Buvette”, “Sécurité”, etc.).
  10. Sélectionnez le domaine qui correspond à votre tâche. Pour “Service des boissons”, vous choisirez “Buvette”.

Répétez l’opération pour toutes les tâches de bénévoles que vous voulez proposer, en les assignant à chaque fois au bon domaine.

Résultat Final : Ce que le Bénévole Voit

Grâce à ce travail de préparation, le bénévole verra apparaître son nom de poste dans un regroupement par domaine sur la liste PDF. L'affichage des domaines ne se produit uniquement sur les liste PDF.