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Ce tutoriel est destiné aux nouveaux administrateurs de Tiiva. Nous allons voir ensemble comment créer une fiche contact complète, l’organiser dans le bon groupe et déclencher l’invitation automatique.

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Étape 1 : Accéder au formulaire de création

  1. Connectez-vous à votre interface d’administration Tiiva.
  2. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Contacts.
  3. En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton bleu Créer un contact.

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Étape 2 : Remplir les informations fondamentales

Un contact efficace repose sur trois piliers : son identité, son âge et sa communication.
  1. Identité civile : Saisissez le Prénom et le Nom de famille. Évitez les surnoms, car ces données sont utilisées pour les documents officiels.
  2. Date de naissance : Cliquez sur le calendrier pour sélectionner la date.
    • Pourquoi ? Cela permet à Tiiva de classer automatiquement le membre dans la bonne catégorie (U14, Senior, etc.).
  3. Email : Saisissez une adresse valide. C’est ici que sera envoyé le lien de connexion.
  4. Genre : Sélectionnez le genre pour permettre le filtrage correct lors des inscriptions aux compétitions sexuées.

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Étape 3 : Organiser le membre (Groupes et Rôles)

Pour que votre membre ne se sente pas seul, vous devez le lier à un collectif.
  1. Faites défiler jusqu’à la section Relations.
  2. Dans le champ Groupes, sélectionnez le groupe d’entraînement ou la section correspondante (ex: “Élite”, “Loisirs”).
  3. Vérifiez les Rôles (Assignments). Par défaut, Tiiva détecte si le membre est un athlète ou un parent en fonction des liens, mais vous pouvez forcer ces étiquettes manuellement dans l’onglet Informations supplémentaires.

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Étape 4 : Enregistrer la fiche

Cliquez sur le bouton Créer en bas de la page. Vous êtes maintenant redirigé vers la fiche détaillée du contact que vous venez de créer.

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Étape 5 : Envoyer l’invitation (Le Magic Link)

Le membre existe dans votre base, mais il n’a pas encore accès à son portail.
  1. Sur la fiche du contact (ou depuis la liste principale), cherchez le bouton Actions (ou les trois petits points ...).
  2. Sélectionnez Envoyer invitation.
  3. Une fenêtre de confirmation apparaît. Vous pouvez prévisualiser le message qui sera envoyé.
  4. Cliquez sur Envoyer.

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Étape 6 : Vérifier le succès de l’opération

Une fois l’invitation envoyée, vous pouvez suivre l’état de connexion de votre membre directement depuis la liste principale.
  1. Retournez sur la liste des Contacts.
  2. Cherchez votre nouveau membre à l’aide de la barre de recherche (Cmd+K).
  3. Regardez la colonne Email vérifié :
    • Pastille Rouge (jamais) : Le message est peut-être dans les spams ou le membre ne l’a pas encore ouvert.
    • Pastille Orange (diff diff) : Le membre s’est connecté il y a longtemps.
    • Pastille Verte (quelques secondes) : Félicitations ! Votre membre s’est connecté avec succès à son espace personnel.

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Étape 7 : Résoudre les problèmes courants

Même avec le meilleur outil, des obstacles peuvent survenir lors de l’onboarding d’un nouveau membre.

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L’email ne part pas ou n’est pas reçu

  • Vérifiez l’action de validation : Utilisez l’action de ligne Valider l'email. Si Tiiva affiche une erreur DNS, c’est que l’adresse est mal orthographiée (ex: @gmal.com).
  • Délai de réception : Les serveurs de réception (Orange, Gmail, Bluewin) peuvent parfois mettre quelques minutes à traiter le message.

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Le membre est mineur et n’a pas d’email

  • Ne forcez pas la création d’un faux email.
  • Laissez le champ email vide sur la fiche de l’enfant.
  • Assurez-vous qu’un parent est lié dans la section Relations.
  • Invitez le parent : c’est lui qui recevra les accès pour gérer le compte de son enfant.

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Erreur de catégorie d’âge

  • Si le membre apparaît dans la mauvaise catégorie (ex: U12 au lieu de U14), vérifiez scrupuleusement sa Date de naissance.
  • Après correction, utilisez l’action de ligne Actualiser les catégories pour forcer la mise à jour immédiate du badge.

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Prochaines étapes