1. La hiérarchie de décision du routage
Lorsqu’une notification système est générée pour un contact cible, Tiiva exécute une hiérarchie de décision stricte pour déterminer le destinataire final.Niveau 1 : Le Tuteur de notification spécifique
C’est la priorité absolue. Si la fiche du contact possède un “Tuteur de notification spécifique” (custom_notification_guardian_to), Tiiva achemine le message exclusivement à ce contact. Ce champ est utilisé pour gérer les cas particuliers où un seul responsable doit recevoir les informations.
Niveau 2 : Les Responsables légaux (Guardians)
Si aucun tuteur spécifique n’est défini et que le contact est identifié comme un enfant (isAChild), Tiiva recherche ses liens de parenté actifs.
- Multi-diffusion : Le message est envoyé à l’adresse e-mail de chaque parent lié.
- Objectif : Garantir que les responsables légaux sont informés en temps réel de la vie associative de l’enfant, sans dépendre d’une transmission manuelle.
Niveau 3 : L’Envoi Direct
Si le contact possède sa propre adresse e-mail et n’est pas soumis aux règles de tutelle précédentes, le message est envoyé directement sur sa fiche personnelle.2. Le cycle des vagues d’événements
Pour éviter de saturer les boîtes de réception, Tiiva automatise les envois selon un calendrier stratégique lié à chaque événement.| Vague | Type de message | Filtre des destinataires |
|---|---|---|
| Invitation | Appel à participation | Tous les membres des groupes cibles non encore inscrits. |
| Rappel | Relance n°1 | Uniquement ceux n’ayant donné aucune réponse. |
| Délai (Deadline) | Ultime relance | Relance automatique quelques heures avant la fermeture du délai. |
| Infos Provisoires | Organisation | Uniquement les inscrits confirmés (“Oui”). |
| Infos Définitives | Convocation finale | Détails de rendez-vous et consignes de dernière minute. |
3. Communication multilingue
Tiiva est nativement polyglotte pour respecter la diversité de vos membres :- Chaque contact possède une préférence de langue (
Language) sur sa fiche. - Lors de l’envoi, le système détecte cette préférence et injecte la version correspondante du message.
- Repli (Fallback) : Si une traduction spécifique manque, Tiiva bascule automatiquement sur la langue par défaut de l’organisation pour garantir la transmission de l’information.
4. Fiabilité et diagnostic technique
Les administrateurs disposent d’outils pour suivre la délivrabilité des messages :- Journal des e-mails : Suivi en temps réel des statuts (
Delivered,Opened,Bounced). - Gestion des erreurs : Si une adresse e-mail est invalide ou qu’une boîte est pleine, le statut “Bounced” permet d’identifier immédiatement le contact à corriger.
- Désabonnements : Conformément à la RGPD, chaque e-mail transactionnel contient un lien de désinscription. Si un membre se désabonne, Tiiva marque sa fiche comme “Ne pas contacter” et les envois automatiques cessent immédiatement pour ce profil.
5. Rapports administratifs
Le moteur de communication veille également sur l’administration :- Résumé au délai (Deadline Summary) : Dès que les inscriptions ferment, le responsable de l’événement reçoit un rapport consolidé des participants et des statistiques de réponse.
- Alertes de requête : Le secrétariat est notifié lorsqu’un membre soumet une modification de profil ou une demande de création de contact via son espace personnel.
Pour comprendre la structure des fiches contacts qui alimentent ce moteur de communication, consultez la page sur le Contact unique.