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La philosophie fondamentale de Tiiva repose sur un principe architectural simple : le contact unique. Contrairement aux logiciels de gestion associative qui fragmentent les données par rôle (un compte pour l’athlète, un autre pour le parent, un troisième pour le bénévole), Tiiva centralise l’individu physique au sein d’une fiche Contact unique.

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1. Résoudre la fragmentation des données

La fragmentation est la source principale d’erreurs administratives. Lorsqu’une personne possède plusieurs entrées dans une base de données, l’organisation s’expose à des risques majeurs :
  • Désynchronisation : Une adresse e-mail mise à jour sur un profil mais oubliée sur un autre.
  • Doublons de communication : Le même individu reçoit plusieurs fois la même information sous des identités différentes.
  • Historique incomplet : Impossible de suivre le parcours global d’un membre qui passe de jeune athlète à entraîneur, puis à parent.
Tiiva élimine ces silos en fusionnant tous les rôles sur une seule et même entité.

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2. Structure technique du contact

Dans Tiiva, le modèle Contact est l’entité centrale. Sa structure est conçue pour être pérenne et évolutive.

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A. Identité stable

La fiche stocke les informations immuables de l’individu :
  • État civil : Nom, prénom, genre et date de naissance.
  • Localisation : Adresse physique, NPA et localité.
  • Communication : Une adresse e-mail unique (pivot de connexion) et un numéro de téléphone.
  • Identifiants tiers : Liaisons avec des systèmes externes comme la base nationale du sport (NDS_ID) ou des outils de facturation (ClubDesk_ID).

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B. Le système d’affectations (Assignments)

Plutôt que de changer de type de compte, Tiiva utilise un champ de métadonnées JSON nommé assignments. Ce système permet à un contact de cumuler plusieurs rôles simultanément :
  • Athlete : Le membre participe aux activités sportives.
  • Guardian : Le contact est identifié comme responsable légal.
  • Responsible : Le contact gère un groupe (entraîneur, moniteur).
  • Volunteer : Le contact est disponible pour des tâches logistiques.
Cette approche granulaire permet d’activer ou de désactiver des fonctions sans jamais recréer de fiche.

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3. Avantages de l’unicité

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Intégrité et qualité des données

L’unicité garantit que toute modification (changement d’adresse, nouvel e-mail) est immédiatement répercutée sur l’ensemble du système :
  • Mise à jour unique : Le membre corrige ses données dans son espace, et l’administration dispose instantanément de l’information exacte pour la facturation, les convocations et les assurances.
  • Calculs automatiques : La date de naissance permet de déterminer dynamiquement la catégorie d’âge (U12, U14, etc.) sans intervention manuelle, facilitant le passage de grade en début de saison.
  • Conformité RGPD : Le droit à l’oubli ou la portabilité des données s’exerce sur une entité unique, garantissant une suppression complète et propre.

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Cohérence de l’expérience utilisateur

Pour le membre, cette unicité simplifie l’accès : un seul lien de connexion lui permet de gérer ses propres inscriptions et celles de ses enfants, sans jamais avoir à jongler entre plusieurs sessions ou identifiants.

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4. Cycle de vie et capitalisation historique

Parce que le contact est unique, il devient le réceptacle de la mémoire de l’organisation :
  • Historique de participation : On peut suivre l’engagement d’un membre sur plusieurs décennies.
  • Traçabilité : Chaque modification de la fiche est consignée dans un journal d’activité, précisant l’auteur et la nature du changement.
Le contact unique est sécurisé par un système d’accès sans mot de passe. Pour en comprendre le fonctionnement, consultez la page sur le Lien magique.