Passer au contenu principal
L’importation est l’étape la plus critique lors de la mise en route initiale de Tiiva ou lors d’un grand changement de saison. Une importation réussie et propre vous fera gagner des dizaines d’heures de secrétariat manuel. Ce tutoriel vous guide pour transformer un fichier Excel brut en une base de données Tiiva structurée, fonctionnelle et prête pour la communication.

​
Étape 1 : Préparation chirurgicale de votre fichier source

Tiiva accepte les fichiers de type .xlsx (Excel standard) et .csv. Pour un résultat optimal et éviter les rejets techniques, votre fichier doit respecter cette structure minimale de colonnes :

​
Les colonnes indispensables (Requises pour le moteur) :

  • Prénom et Nom : Dans deux colonnes distinctes.
  • E-mail : L’identifiant pivot pour l’accès Magic Link. Si un enfant n’a pas d’e-mail personnel, laissez la cellule strictement vide (ne mettez pas l’e-mail du parent ici).
  • Date de naissance : Format recommandé JJ.MM.AAAA (ex: 15.03.2012). Sans cette date, Tiiva ne pourra calculer ni les catégories sportives, ni les scores de filiation.
  • Genre : Utilisez les codes M ou F (ou MAN / WOM).

​
Les colonnes de données enrichies (Hautement recommandées) :

  • Adresse, NPA, Localité : Ces champs sont utilisés par l’algorithme de filiation intelligente pour grouper les familles habitant sous le même toit.
  • Téléphone : Format international recommandé (ex: +41 79 123 45 67).
  • Licence ID : Identifiant officiel de votre fédération nationale pour la synchronisation des résultats.

​
Étape 2 : Lancement de l’assistant d’importation Filament

  1. Connectez-vous à votre administration Tiiva.
  2. Allez dans le menu Gestion > Contacts.
  3. Cliquez sur le bouton “Importer” situé en haut à droite de la table des membres.
  4. Sélectionnez ou glissez-déposez votre fichier préparé dans la zone de téléchargement sécurisée.

​
Étape 3 : Mapping intelligent des colonnes (Le Pont de Données)

C’est l’étape cruciale où vous faites correspondre votre vocabulaire Excel avec le langage de Tiiva.
  • Parcourez la liste des champs officiels Tiiva à gauche.
  • Sélectionnez pour chacun la colonne correspondante de votre fichier Excel dans le menu déroulant.
  • Astuce : Si vous avez des colonnes inutiles (ex: “Ancienne catégorie 2020”), laissez le champ Tiiva sur “Ignorer”. Le système ne les importera pas pour garder la base propre.

​
Étape 4 : Configuration de la logique d’Upsert (La protection anti-doublons)

Tiiva ne se contente pas d’ajouter des lignes à l’aveugle ; il sait intelligemment mettre à jour vos contacts existants.
  1. Champ de pivot unique : Choisissez l’E-mail (ou le Licence ID).
  2. La logique “Upsert” : Si Tiiva trouve une ligne dans votre fichier avec un e-mail déjà présent en base de données, il mettra à jour la fiche existante (ex: changement d’adresse) au lieu de créer une deuxième fiche identique.
  3. Bénéfice : Cela vous permet de ré-importer votre base complète chaque année pour actualiser les coordonnées sans jamais briser les historiques de participation.

​
Étape 5 : Traitement asynchrone et Rapport final

  1. Cliquez sur le bouton final “Lancer l’importation”.
  2. Le serveur Tiiva traite les données en tâche de fond. Vous pouvez fermer la fenêtre ou continuer à travailler sur un autre module.
  3. Une fois l’opération terminée, vous recevrez une notification Filament et un rapport détaillé :
    • Contacts créés : Le nombre de nouveaux visages dans votre club.
    • Contacts mis à jour : Le nombre de profils dont les informations ont été actualisées.
    • Lignes rejetées : Tiiva vous listera les erreurs (ex: e-mail structurellement invalide ou date de naissance illisible).

​
Étape 6 : Les actions de finition (Le “Polissage”)

Une fois les données importées, vous devez impérativement effectuer ces trois actions pour rendre le système opérationnel :

​
1. Actualiser les catégories sportives

Sélectionnez tous vos nouveaux membres et lancez l’action groupée “Actualiser les catégories d’âge”. Cela calculera instantanément les badges U12, U14, Senior, etc., basés sur les dates de naissance importées.

​
2. Lancer l’assistant de Filiation

Rendez-vous dans le module Outils de nettoyage. L’assistant liera automatiquement les enfants à leurs parents basés sur les adresses et les noms de famille que vous venez d’intégrer. Utilisez l’action groupée “Envoyer une invitation” pour transmettre à vos nouveaux membres leur première “Clé magique” de connexion.
Problème d’accents (UTF-8) : Si les prénoms avec accents (ex: Müller, Sébastien) apparaissent avec des caractères étranges (Mller) après l’import, assurez-vous que votre fichier CSV a bien été enregistré au format UTF-8 sous Excel avant le téléchargement.