1. Créer et intégrer un nouveau contact
L’ajout d’un membre dans Tiiva suit un protocole précis pour maximiser l’automatisation future.Ajouter manuellement une fiche
- Rendez-vous dans le module Contacts du menu latéral.
- Cliquez sur Créer un contact.
- Renseignez l’identité civile (Prénom et Nom). Ces données servent aux documents officiels.
- Saisissez impérativement la Date de naissance. C’est le moteur qui permet à Tiiva de calculer les catégories sportives et les scores de filiation.
- Indiquez l’E-mail : c’est la clé de voûte de la connexion. Si le membre est un mineur sans adresse propre, laissez ce champ vide.
Inviter le membre au portail (Magic Link)
Une fois la fiche créée, le membre n’a pas encore accès à son espace. Vous devez déclencher l’invitation :- Sur la fiche du contact, utilisez l’action Envoyer une invitation.
- Tiiva expédie un e-mail personnalisé contenant un bouton de connexion unique.
- Surveillez la colonne Email vérifié dans la table : une pastille verte indique que le membre a activé son compte.
2. Structurer les relations et le cercle familial
Tiiva permet de gérer des structures familiales complexes sans doubler les comptes.Définir les responsables légaux (Filiation)
Pour chaque enfant mineur, vous devez établir un lien avec un ou plusieurs adultes :- Dans l’onglet Base de la fiche de l’enfant, descendez à la section Relations.
- Sélectionnez les parents dans le champ Responsables légaux.
- Résultat : Les parents voient l’enfant sur leur propre portail et reçoivent une copie de toutes ses communications.
Déléguer une représentation
Si un entraîneur ou un proche doit pouvoir inscrire un membre à sa place :- Allez dans l’onglet Préférences de la fiche contact.
- Utilisez les champs Représentants (ceux qui agissent pour lui) ou Représentés (ceux pour qui il agit).
- Cela permet une gestion collaborative des agendas sportifs sans partage de mot de passe.
3. Maintenance et hygiène des données
Une base de données n’est utile que si elle est à jour. Voici les rituels de maintenance recommandés.Actualiser les catégories sportives
Chaque début de saison ou après une correction de date de naissance :- Sélectionnez les contacts concernés dans la table.
- Lancez l’action groupée Actualiser les catégories d’âge.
- Tiiva recalcule instantanément les badges (U12, MAN, etc.) basés sur l’année civile en cours.
Gérer les départs et les suppressions
Lorsqu’un membre quitte votre organisation :- Ne supprimez jamais définitivement une fiche immédiatement pour conserver l’historique des présences et des inscriptions.
- Utilisez l’action Supprimer (Soft Delete).
- Le contact est déplacé dans la Corbeille (accessible via les filtres). Il ne reçoit plus de messages et n’apparaît plus dans les recherches actives, mais ses données passées restent archivées.
4. Stratégies de recherche avancée
Ne faites plus défiler de longues listes. Utilisez les outils de précision :- Omnisearch (
Cmd+K) : Tapez n’importe quel fragment de nom, d’e-mail ou de numéro de licence pour sauter directement à une fiche. - Recherche technique : Vous pouvez filtrer les membres par IBAN (pour identifier un virement) ou par Année de naissance pour préparer une sélection spécifique.