1. Créer et typologiser un groupe
Chaque groupe possède des propriétés qui influencent son comportement dans l’application.Procédure de création
- Allez dans le module Groupes (sous la section Contacts).
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Donnez un Nom clair (ex: “U14 Athlétisme”, “Staff Buvette”).
- Sélectionnez le Type de groupe :
- Groupe d’entraînement : Active l’affichage prioritaire du registre des présences pour les entraîneurs.
- Groupe de bénévoles : Priorise ce groupe dans les filtres de l’interface d’allocation de staff.
2. Désigner l’encadrement
Tiiva permet de déléguer la gestion quotidienne à des responsables sans leur donner un accès total à l’administration technique du club.Les Responsables
Ce sont généralement vos moniteurs ou chefs de sections.- Droits : Ils accèdent aux coordonnées complètes des membres de leur groupe via leur portail. Ils peuvent saisir les présences et exporter les listes PDF.
- Action : Ajoutez-les dans le champ Responsables de la fiche groupe.
Les Observateurs
Ce rôle est idéal pour les coordinateurs sportifs ou les membres du comité.- Droits : Ils peuvent consulter les membres et leurs statistiques de présence, mais ne peuvent effectuer aucune modification ou pointage.
- Action : Ajoutez-les dans le champ Observateurs.
3. Gérer les effectifs du groupe
Le pilotage des membres se fait directement depuis l’onglet Membres situé en bas du formulaire d’édition du groupe.Ajouter ou retirer des membres
- Utilisez le bouton Ajouter des membres pour sélectionner des contacts dans l’annuaire global. Vous pouvez en sélectionner plusieurs dizaines d’un seul coup.
- Pour retirer un membre, utilisez l’action Détacher. Cela ne supprime pas le contact de Tiiva, mais l’enlève simplement de ce collectif spécifique.
Analyser la cohérence
Tiiva calcule automatiquement la Moyenne d’âge du groupe en temps réel. Utilisez cet indicateur pour vérifier que vous n’avez pas d’erreur de classement (ex: un membre de 18 ans oublié dans un groupe U14).4. Outils
Directement depuis la liste des groupes, vous disposez d’outils conçus pour faciliter la vie de vos encadrants.La Liste PDF officielle
Utilisez l’action de ligne Liste (PDF). Vous pouvez choisir d’afficher :- Les numéros de téléphone d’urgence des parents.
- Les numéros de licences.
- Usage : Imprimez ce document pour les sorties en extérieur ou les zones sans réseau afin de toujours avoir les contacts d’urgence sous la main.
L’Export VCard massif
Cette action permet à un nouvel entraîneur de télécharger l’intégralité de son groupe au format.vcf. Il peut ainsi importer tous ses athlètes dans son répertoire téléphonique en quelques secondes.
Lien avec les Événements : Les groupes sont le levier de ciblage principal. Lorsque vous créez une activité, vous choisissez quel groupe est invité. Seuls les membres de ces groupes verront l’événement sur leur portail.