La présence de doublons dans votre annuaire est une source majeure d’erreurs : historique de participation brisé, facturation multiple ou membres incapables de se connecter à leur portail. Tiiva propose un outil de Détection et Fusion qui automatise l’identification des doublons et sécurise le transfert des données vers un profil unique.
1. Pourquoi des doublons apparaissent-ils ?
Dans Tiiva, les doublons sont généralement créés par deux canaux :
- Imports successifs : Si un fichier Excel contient des noms légèrement différents d’une année à l’autre (ex: “Sébastien” vs “Sebastien”).
- Inscriptions publiques : Lorsqu’un parent inscrit un enfant via un formulaire public sans se connecter au préalable, créant ainsi une nouvelle fiche au lieu d’utiliser l’existante.
2. Lancer une recherche de doublons
Accédez à l’assistant via le menu Contacts > Doublons (ou le bouton dédié en haut de la table des contacts).
Choisir le mode de détection
Vous avez le choix entre deux stratégies :
- Par Similarité (Conseillé) : Utilise l’algorithme Lumicoda pour détecter les fautes de frappe, les inversions de nom/prénom ou les variantes orthographiques (ex: “Mayer” vs “Maier”).
- Par E-mail : Identifie de manière stricte toutes les fiches partageant la même adresse e-mail de contact.
3. Le processus de fusion (Merge)
Une fois les candidats identifiés et regroupés, vous devez orchestrer la fusion.
Étape 1 : Analyser le groupe
Tiiva vous présente les fiches côte à côte. Vérifiez visuellement qu’il s’agit bien de la même personne physique (nom, date de naissance, adresse).
Étape 2 : Désigner le profil Maître
C’est la décision la plus importante. Le profil “Maître” est celui qui sera conservé.
- Critère de choix : Choisissez la fiche possédant l’adresse e-mail la plus récente ou le numéro de licence officiel.
Étape 3 : Déclencher la fusion atomique
Lorsque vous validez la fusion, Tiiva effectue les actions suivantes en tâche de fond :
- Transfert des inscriptions : Toutes les participations passées et futures sont déplacées vers le profil maître.
- Transfert des présences : L’historique des entraînements est consolidé.
- Transfert des liens familiaux : Les enfants ou parents rattachés sont reconnectés au profil maître.
- Audit : Les logs d’activité sont fusionnés pour garder une traçabilité totale.
Étape 4 : Nettoyage automatique
La fiche considérée comme “doublon” est définitivement supprimée de la base de données après le transfert réussi des données.
4. Précautions de sécurité
Action Irréversible : La fusion de deux contacts est une opération définitive. Bien que les données soient transférées, l’identité de la fiche supprimée ne peut pas être restaurée. Vérifiez toujours la date de naissance avant de fusionner deux homonymes.
Astuce productivité : Effectuez un nettoyage des doublons AVANT de lancer votre campagne d’invitations annuelle. Cela garantit que chaque membre ne reçoit qu’un seul Magic Link fonctionnel.
