1. Résolution des destinataires (Qui ?)
La première étape consiste à définir votre audience en croisant différents critères. Tiiva déduplique automatiquement les contacts pour garantir qu’une personne ne reçoive le message qu’une seule fois.Critères de sélection
Vous pouvez combiner trois sources de données :- Par Groupes : Sélectionnez une ou plusieurs sections (ex: “U12”, “Comité”).
- Par Événements : Ciblez les membres inscrits à une activité spécifique (passée ou future).
- Par Contacts : Ajoutez des individus isolés en les cherchant par leur nom.
Mode d’expédition (Routage)
C’est un réglage de sécurité majeur :- Hiérarchique (Défaut) : Le message est envoyé aux parents pour les mineurs, et directement aux majeurs. C’est le mode le plus sûr pour la protection de l’enfance.
- Direct : Force l’envoi à l’adresse e-mail inscrite sur la fiche du membre, quel que soit son âge.
2. Rédaction du message (Quoi ?)
L’étape suivante vous permet de composer votre contenu via un éditeur de texte riche.- Sujet : L’objet de l’e-mail tel qu’il apparaîtra dans la boîte de réception.
- Corps du message : Vous disposez d’outils de mise en forme (gras, listes, liens, titres).
- Pièces jointes : Vous pouvez glisser-déposer des documents (PDF, images) qui seront hébergés sur les serveurs sécurisés de Tiiva.
3. Configuration de l’expéditeur (Par qui ?)
Pour rassurer vos membres, vous pouvez personnaliser l’identité de l’expéditeur.- Nom de l’expéditeur : Par défaut votre nom d’utilisateur, mais vous pouvez le remplacer par celui du club (ex: “Secrétariat du Club”).
- E-mail de réponse (Reply-to) : Choisissez si les réponses des membres doivent arriver sur votre boîte personnelle ou sur l’adresse générique du responsable des contacts de l’organisation.
4. Vérification et Envoi final
La dernière étape affiche un résumé complet avant le départ définitif :- Prévisualisation du sujet et du corps du texte.
- Calcul réel des destinataires : Tiiva affiche le nombre exact d’e-mails qui seront expédiés après application des filtres et déduplication.
Traitement des envois
Dès que vous cliquez sur Envoyer, les messages sont transmis à la file d’attente sécurisée de Tiiva.- Pour les petits volumes (moins de 20), l’envoi est quasi instantané.
- Pour les campagnes massives, le système traite les messages par vagues pour garantir une délivrabilité maximale auprès des fournisseurs (Gmail, Orange, etc.).
Traçabilité : Chaque campagne d’envoi manuel génère un log dans le journal d’activité, mentionnant l’administrateur à l’origine de la communication et le volume de membres impactés.