1. L’Architecture : Choisir le bon type d’inscription
Le succès de votre événement dépend de la structure des données que vous allez collecter. Tiiva propose cinq modes spécialisés qui dictent le comportement de l’interface membre et les outils d’allocation.Sport
Basé sur les Disciplines. Idéal pour les compétitions avec restrictions d’âge et de genre (badges U12, MAN, etc.).
Bénévoles
Basé sur les Postes. Permet de définir des besoins en personnel par tranches horaires et par secteurs.
Libre
Le “couteau suisse”. Permet de créer un formulaire sur mesure (choix de repas, tailles de t-shirt, questions ouvertes).
Booléen
L’efficacité pure. Un bouton unique pour confirmer sa présence (réunions, apéritifs).
2. Maîtriser l’accès : Visibilité vs Inscription
C’est le point le plus important pour éviter la confusion chez vos membres. Tiiva sépare strictement le droit de voir une activité du droit de s’y inscrire.Comprendre la différence stratégique
Restrictions de Visibilité
Définit qui voit la carte de l’événement sur son portail ou sur la page d’accueil.Usage : Masquer une réunion de comité aux simples membres pour ne pas encombrer leur flux.
Restrictions d'Inscription
Définit qui a le droit de cliquer sur le bouton “S’inscrire”.Usage : Autoriser tout le club à voir un camp d’été, mais restreindre l’inscription aux seuls membres du groupe “Juniors”.
Configuration pratique
| Objectif | Onglet | Champs à utiliser |
|---|---|---|
| Filtrer l’affichage | Base | Disponible pour les affectations ou Disponible pour les groupes. |
| Filtrer les participants | Inscriptions | Autorisé pour les groupes ou Autorisé pour les catégories d'athlètes. |
3. Le Moteur : Automatiser la communication
La force de Tiiva réside dans sa capacité à “pousser” l’information au bon moment sans intervention manuelle répétitive.- La stratégie des trois vagues : Planifiez une Invitation à l’ouverture, un Rappel 48h avant la deadline (pour les retardataires uniquement) et une Info Finale avec les détails logistiques une fois les listes figées.
- Mode Hiérarchique : Pour les mineurs, activez toujours ce mode pour que les parents reçoivent systématiquement une copie des messages.
4. La Sécurité : Stabiliser et figer les listes
À l’approche du jour J, vous devez reprendre le contrôle total sur les données.- La Deadline stratégique : À l’heure de la
deadline, le bouton d’inscription disparaît du portail membre. L’utilisateur ne peut plus annuler ou modifier sa réponse. - Le Verrouillage (
Lock) : Utilisez l’action de verrouillage dans l’interface d’allocation pour figer définitivement une inscription (une icône de cadenas apparaît sur le portail du membre).
5. L’Intelligence de terrain : Allocation et PDF
Une fois les inscriptions collectées, l’interface d’Allocation devient votre centre de commandement pour répartir les membres du Réservoir vers les postes ou disciplines réels. Le Résumé PDF généré compile ensuite toutes ces données (y compris les notes d’urgence) pour les responsables sur le terrain.Traçabilité : Chaque modification, de la création à la clôture, est enregistrée nominativement dans le Journal d’activité.