L’interface d’Allocation est le module opérationnel le plus puissant de Tiiva. Alors que les formulaires standards gèrent la phase de “déclaration” (le membre manifeste son envie de participer), l’allocation gère la phase d’affectation décisive (l’administrateur valide, place et fige). C’est l’outil indispensable pour les jours précédant un événement d’envergure.
1. Allocation des Bénévoles (Le Mur de Tâches)
Pour les événements de type Bénévoles, Tiiva affiche une interface en colonnes dynamiques (style Kanban). Cette vue permet de visualiser l’équilibre des forces sur l’intégralité du planning en un coup d’œil.
La colonne “Réservoir”
Située à gauche, elle contient les membres inscrits “en général” qui n’ont pas encore de poste attitré.
- Action : Faites glisser (Drag & Drop) le nom d’un bénévole vers une tranche horaire spécifique pour l’affecter.
- Indicateurs : L’année de naissance s’affiche sur chaque carte pour vous aider à choisir des profils adaptés (ex: éviter d’affecter un mineur au débit de boissons).
Gestion des tranches horaires (Shifts)
Chaque colonne représente un poste (ex: “Buvette”, “Accueil”) et affiche son taux de remplissage en temps réel (ex: 3 / 5 bénévoles).
- Promotion de Responsable : Cliquez sur l’étoile d’un membre pour le désigner comme “Chef de poste”. Son nom apparaîtra en évidence sur le Résumé PDF.
- Notes d’affectation : Utilisez l’icône de bulle pour saisir une consigne spécifique à cet individu (ex: “A déjà les clés du cadenas”).
2. Allocation Sportive (La Matrice de Compétition)
Pour les compétitions techniques, l’interface bascule en mode Grille de données réactive. Elle croise les participants (en lignes) avec l’intégralité des disciplines (en colonnes).
Efficacité de saisie
- Inscription rapide : Un simple clic sur une cellule croisée inscrit ou désinscrit l’athlète instantanément, sans rechargement de page.
- Contrôle des catégories : Si vous tentez d’inscrire un athlète dans une discipline qui n’est pas ouverte à son âge ou à son genre, la cellule affiche un avertissement visuel rouge. Cela garantit la conformité de vos listes de départ avec les règlements officiels.
3. Ajout de membres de dernière minute
Il arrive fréquemment que des personnes se présentent le jour même sans être passées par le portail membre.
- Utilisez le champ “Ajouter un contact” dans l’entête de l’interface d’allocation.
- Recherchez les noms dans l’annuaire global. Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes simultanément.
- Dès la validation, ils apparaissent immédiatement dans le réservoir ou dans la grille, prêts à être affectés.
4. Sécurisation et Exportation vers le terrain
Depuis l’entête de l’interface d’allocation, vous disposez des leviers d’action critiques :
- Verrouiller (
Lock) : Une fois vos listes stabilisées, activez le verrouillage. Cela empêche les membres de modifier leur inscription depuis leur espace personnel, protégeant ainsi votre planification logistique contre les désistements impulsifs de dernière minute.
- Générer le PDF : Le bouton PDF crée le document de référence final. Imprimez-le pour les responsables de secteurs afin qu’ils effectuent le pointage manuel des arrivées sur le terrain.
Usage Mobile : L’interface d’allocation est optimisée pour les tablettes. Vous pouvez circuler sur le lieu de l’événement et réaffecter un bénévole d’un poste à l’autre en un mouvement de doigt pour pallier un imprévu.
