Structurer vos événements par domaines

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Pour un petit événement local, une liste simple de tâches peut suffire. Mais dès que vous organisez une manifestation d’envergure — comme un gala ou un tournoi sur plusieurs jours — le nombre de postes de bénévoles peut devenir colossal. Les Domaines (ou Secteurs) permettent de segmenter ces événements complexes en pôles de compétences gérables.

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1. Pourquoi utiliser des domaines ?

Sans segmentation, vos bénévoles font face à une liste linéaire de 50 ou 100 tranches horaires, ce qui décourage souvent l’inscription. Exemples de domaines stratégiques :

• Restauration : Buvette, grillades, service, caisse.
• Technique : Chronométrage, installation du matériel, sonorisation.
• Logistique : Accueil, parking, nettoyage.

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2. Configuration pas à pas

Cette fonctionnalité est réservée aux événements de type Bénévoles.

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Activer la gestion avancée

1. Ouvrez votre événement et allez dans l’onglet Inscriptions.
2. Activez l’interrupteur Gérer des domaines (Secteurs).

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Créer vos pôles d’activité

1. Cliquez sur Ajouter un domaine dans la nouvelle section qui s’affiche.
2. Donnez un Nom évocateur (ex: “Securité”).
3. Ajoutez une Note de secteur : c’est ici que vous placez les consignes générales (ex: “Gilet jaune fourni, rendez-vous 15 min avant au stand d’accueil”).

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Affecter les postes

Une fois vos domaines créés :

1. Descendez dans la section Éléments d’inscription.
2. Pour chaque poste, sélectionnez le domaine correspondant dans le menu déroulant.
3. Astuce : Un poste peut rester “Hors domaine” si nécessaire (il s’affichera en fin de liste).

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3. Bénéfices opérationnels

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Pour le membre (Portail)

L’utilisateur voit des sections claires et repliables. Il peut se rendre directement dans le domaine qui correspond à ses envies (ex: “Moi, je veux aider à la buvette”), ce qui augmente considérablement le taux de remplissage.

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Pour l’administrateur (Allocation)

Dans l’interface d’Allocation, les postes sont regroupés par domaine. Vous pouvez ainsi visualiser en un coup d’œil si un secteur est en sous-effectif critique alors qu’un autre est complet.

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Pour le terrain (PDF)

Le Résumé PDF généré effectue automatiquement des regroupements par domaine. Vous pouvez ainsi remettre au responsable de la buvette la liste exacte de son équipe sans qu’il n’ait à chercher ses informations au milieu des postes de parking.