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Tiiva automatise l’essentiel de la communication liée aux activités. Grâce au moteur de notifications, vous planifiez des envois stratégiques qui maximisent le taux de participation tout en libérant votre secrétariat des tâches de relance manuelles.

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1. Les cinq types de messages

Chaque événement peut déclencher cinq vagues de communication distinctes :
  • Invitation : Annonce l’ouverture des inscriptions.
  • Rappel : Relance les membres n’ayant pas encore répondu.
  • Second Rappel : Ultime relance quelques heures avant la deadline.
  • Info Provisoire : Transmet les premières affectations ou horaires non définitifs.
  • Info Finale : Confirmation officielle avec le plan d’organisation définitif.

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2. Planifier les envois

Dans l’onglet Notifications, vous définissez le moment exact du départ pour chaque type de message activé :
  1. Par date et heure : Choisissez un moment précis dans le calendrier.
  2. Par délai relatif : Tiiva calcule la date selon le début de l’activité (ex: “7 jours avant”).
Automatisme : Les messages sont envoyés par une tâche de fond. Le départ réel peut varier de quelques minutes par rapport à l’heure programmée selon la charge du serveur.

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3. Cibler l’audience et le mode d’envoi

Vous avez un contrôle total sur qui reçoit quoi :
  • Groupes cibles : Sélectionnez les Groupes de contacts concernés.
  • Mode Hiérarchique (Conseillé) : Envoie le message au membre ET à ses responsables légaux. Indispensable pour la protection des mineurs.
  • Mode Direct : Envoie uniquement au membre lui-même (idéal pour les adultes ou les bénévoles).

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4. Personnaliser le contenu

Chaque notification dispose d’un éditeur de texte riche.
  • Valeurs par défaut : Si vous laissez le champ vide, Tiiva utilisera un message standard clair et poli.
  • Placeholders : Le système remplace automatiquement le nom de l’événement et insère le bouton Magic Link personnalisé pour chaque destinataire.

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5. Le suivi du Responsable

Désignez un Responsable d’événement (Utilisateur admin) pour débloquer des fonctions clés :
  • Récapitulatif de Deadline : Dès que l’inscription ferme, le responsable reçoit un e-mail automatique contenant le lien vers l’interface d’allocation et le nombre d’inscrits.
  • Point de contact : C’est son nom qui sera proposé aux membres comme référent pour leurs questions logistiques.
Diagnostic : Si vous constatez que des membres ne reçoivent pas les messages, consultez le Journal des e-mails pour vérifier s’il s’agit d’une erreur de délivrabilité (boîte pleine, adresse erronée).