1. La philosophie de l’adresse e-mail unique (Zéro Doublon)
Dans de nombreux systèmes informatiques anciens, on a tendance à saisir l’e-mail du parent sur la fiche de chaque enfant. Dans Tiiva, cela crée des conflits de session et des doublons de Magic Links qui polluent votre boîte de réception. La règle d’or pour une famille sereine sur Tiiva :- Le Parent (Profil Principal) : Possède l’adresse e-mail valide. C’est l’identifiant pivot. C’est sur cette adresse que vous recevrez toutes les invitations, rappels et factures pour tout le foyer.
- Les Enfants (Profils Secondaires) : Le champ e-mail doit rester strictement vide. Ne saisissez pas votre e-mail sur leurs fiches.
- Lien intelligent : Grâce au lien de parenté (
Guardian), le moteur de Tiiva routera intelligemment tous les messages destinés aux enfants vers l’adresse e-mail du parent. Vous recevez ainsi un seul e-mail récapitulatif plutôt que trois messages identiques.
2. Ajouter un membre à votre cercle de gestion
Si vous ne voyez pas votre enfant ou un proche dans la liste déroulante lors d’une inscription, cela signifie qu’un lien officiel n’a pas encore été établi entre vos fiches.Demander l’ajout d’un enfant mineur
- Connectez-vous avec votre lien personnel.
- Cliquez sur votre nom (en haut à droite) > Préférences.
- Rubrique “Que souhaitez-vous faire ?” > Cliquez sur le bouton “Demander l’ajout d’un enfant”.
- Saisissez les données civiles : Nom, Prénom, Genre et surtout la Date de naissance exacte.
- Validation : Votre demande est transmise instantanément au secrétariat de votre organisation. Une fois validée par un humain (généralement sous 24h), l’enfant apparaîtra sur votre portail et sera disponible pour toutes les inscriptions futures.
Demander à représenter un adulte (Ami, Coéquipier)
La représentation est idéale pour les groupes de covoiturage, les binômes d’entraînement ou pour aider un aîné peu à l’aise avec le numérique.- Dans vos préférences, choisissez “Demander à représenter un compte”.
- Recherchez la personne par son nom dans l’annuaire du club.
- Sécurité et Consentement : Contrairement aux enfants, la personne majeure concernée recevra une notification pour accepter ou refuser votre demande. Tant qu’elle n’a pas cliqué sur “Accepter”, vous ne pouvez pas voir son planning ni agir pour elle.
3. Gérer les situations de vie réelle complexes
Tiiva est conçu pour s’adapter à la réalité des foyers modernes et à l’évolution de votre famille :Garde partagée et parents séparés
Tiiva autorise la liaison de plusieurs parents indépendants à un même enfant.- Chaque parent possède son propre lien magique confidentiel.
- Chaque parent voit les activités de l’enfant dans son récapitulatif.
- Si le club envoie une convocation urgente, les deux parents la reçoivent.
- Note technique : L’administrateur peut choisir de privilégier un seul parent pour les communications purement techniques si vous en faites la demande.
L’enfant qui devient autonome (Adolescence)
Lorsque votre enfant souhaite commencer à gérer lui-même ses inscriptions ou recevoir ses propres convocations :- Utilisez le formulaire de modification pour ajouter son adresse e-mail personnelle sur sa fiche.
- Tiiva lui générera immédiatement son propre lien de connexion unique.
- Vous pouvez conserver le lien de parenté (
Guardian) pour continuer à superviser son calendrier familial, tout en lui laissant la responsabilité de ses réponses.
4. Modifier les informations des membres de votre cercle
Pour corriger une erreur de frappe sur un prénom ou mettre à jour un numéro de téléphone d’urgence :- Utilisez le bouton “Modifier mes informations” dans l’onglet Préférences de votre portail.
- Spécifiez précisément pour quel membre du cercle vous demandez le changement.
- Chaque envoi génère une Requête administrative. Cela garantit que vos données restent conformes aux registres officiels de votre fédération ou organisation.
5. Résoudre les problèmes de doublons familiaux
Si vous recevez deux fois le même e-mail de connexion pour la même personne, ou si vous apparaissez deux fois dans la liste, un doublon existe probablement dans la base de données.- Action immédiate : Ne tentez pas de corriger cela vous-même en modifiant les e-mails au hasard.
- Solution simple : Envoyez un message court au secrétariat via le bouton “Poser une question” en demandant une “Fusion de comptes”. Vos historiques de participations et vos paiements seront regroupés sans aucune perte de données.
Respect de la vie privée (Privacy) : En tant que parent ou représentant, vous avez le droit d’effectuer des inscriptions techniques (choix de disciplines, horaires), mais vous n’avez jamais accès aux données bancaires (IBAN) ou aux notes privées et confidentielles des autres membres de votre cercle.