Qui peut inscrire qui ?
Sur Tiiva, votre compte peut regrouper plusieurs personnes. En tant que contact principal, vous pouvez gérer les inscriptions pour :
- Vous-même : Votre propre engagement.
- Vos enfants : Les mineurs dont vous êtes le Responsable légal.
- Vos représentés : Les adultes qui vous ont délégué la gestion de leur compte.
- Votre groupe : Si vous êtes désigné comme Responsable de groupe, vous pouvez inscrire les membres de votre groupe.
1. Comprendre l’interface de bénévolat
Lorsqu’un événement nécessite des bénévoles, l’organisateur structure les besoins en Domaines (ou secteurs) et en Éléments (les postes ou shifts).Domaines et Secteurs
Les domaines regroupent les tâches par affinité (ex: “Restauration”, “Logistique”, “Jury”).- Consignes : Sous chaque titre de domaine, l’organisateur peut laisser une note. Lisez-la pour connaître le point de rendez-vous ou les besoins spécifiques.
Les Postes (Éléments)
Chaque ligne correspond à une tâche précise avec :- L’horaire : Heure de début et de fin.
- Le quota : Affiché sous la forme
Inscrits / Besoin(ex:2 / 5). - La description : Cliquez sur le nom du poste pour voir les détails de la mission.
2. Choisir ses postes et gérer sa famille
Tiiva affiche un tableau où chaque colonne représente un membre de votre cercle familial ou de votre groupe.S’inscrire à un poste spécifique
Cochez simplement la case à l’intersection du poste choisi et du nom de la personne.- Confirmation immédiate : Chaque clic enregistre l’action en temps réel. Une notification de succès apparaît en haut de l’écran.
- Poste complet : Si le quota est atteint, la mention “Complet” s’affiche. Seul l’administrateur peut alors ajouter des personnes supplémentaires.
- Verrouillage : Une icône “Check” verte signifie que l’inscription est verrouillée par l’organisateur. Vous ne pouvez plus la modifier vous-même.
L’inscription en “Réservoir” (Mode Flexibilité)
Si l’organisateur a activé cette option, vous verrez la ligne “S’inscrire sans poste particulier”.- Utilité : C’est le mode idéal si vous voulez aider mais que vous êtes flexible sur la tâche.
- Affectation : L’administrateur vous assignera manuellement un poste ultérieurement. Vous recevrez une notification dès que votre planning sera fixé.
3. Ajouter des précisions (Champ Note)
Si l’option est activée, une zone de texte “Note” est disponible en bas du tableau pour chaque contact. Utilisez ce champ pour :- Signaler une allergie (si vous aidez en cuisine).
- Indiquer une contrainte horaire non couverte par les shifts.
- Préciser une compétence particulière utile à l’organisation.
4. Confirmer et Recevoir son planning
Tiiva enregistre vos choix au fur et à mesure. Cependant, il est essentiel de vérifier votre boîte e-mail.La convocation automatisée
Dès que vous effectuez une modification, le système met à jour votre dossier.- E-mail récapitulatif : Vous recevrez un e-mail contenant votre planning chronologique complet.
- Synchronisation Agenda : Utilisez les boutons “Ajouter à votre agenda” dans l’e-mail pour synchroniser vos shifts avec Google, Apple ou Outlook.
Modification et Désistement
Vous conservez le contrôle total tant que le Délai d’inscription (deadline) n’est pas expiré :- Revenez sur la page de l’événement.
- Décochez simplement les postes que vous souhaitez abandonner.
- Le système libère immédiatement la place pour un autre bénévole.
5. Cas particuliers et Aide
Le poste est grisé ?
Cela peut signifier plusieurs choses :- Le quota est atteint (Complet).
- L’inscription est verrouillée (l’organisateur a déjà stabilisé le planning).
- Vous êtes inscrit en tant que Réservoir, ce qui bloque la sélection manuelle de postes pour éviter les doublons.