Si votre organisation vous a nommé Responsable de groupe (ex: entraîneur principal, moniteur Jeunesse+Sport, chef de section), vous disposez d’outils exclusifs dans votre espace membre. Votre mission de terrain la plus critique est le suivi rigoureux de l’assiduité lors des entraînements réguliers ou des séances de formation.
1. Pourquoi le suivi des présences est-il vital ?
Au-delà de la simple liste de noms, le pointage des présences dans Tiiva remplit plusieurs fonctions stratégiques pour la survie et le développement de votre club :
- Sécurité et Responsabilité : Savoir exactement qui est présent à l’instant T lors d’une sortie extérieure ou d’un voyage groupé en cas d’incident.
- Pédagogie et Suivi individuel : Identifier objectivement les membres qui “décrochent” (absences répétées) ou ceux qui font preuve d’une assiduité exemplaire méritant d’être valorisée.
- Financement et Subventions : De nombreux organismes étatiques (ex: Jeunesse+Sport en Suisse) exigent des listes de présences nominatives et datées pour débloquer les aides financières annuelles. Pas de pointage = Pas de subvention.
- Communication de confiance : Justifier auprès des parents ou du comité directeur l’engagement réel d’un membre avant une sélection importante.
2. Accéder rapidement à l’interface de saisie
Il existe trois chemins optimisés pour pointer les présences, selon votre contexte de travail :
A. Le raccourci “Présences” (Tableau de bord)
Dès votre connexion sur votre page d’accueil, cliquez sur la carte d’accès rapide “Présences”. C’est la méthode idéale pour une saisie “à chaud” juste avant ou juste après le début de la séance.
B. Le calendrier interactif des séances
Dans votre menu utilisateur (clic sur votre nom en haut à droite), choisissez l’entrée “Présences”. Vous arrivez sur une vue calendaire qui vous permet de naviguer facilement entre les jours passés pour régulariser des pointages oubliés.
C. Par la page de l’Événement spécifique
Si vous consultez les détails d’un entraînement particulier, un onglet spécial “Présences” est visible uniquement pour vous, listant tous les inscrits ou membres du groupe lié.
3. Effectuer le pointage sur le terrain (Expérience Mobile-First)
L’interface de saisie a été optimisée par Lumicoda pour être utilisée d’une seule main sur un smartphone, directement au bord du stade ou dans la salle de sport.
Étape 1 : Choisir la date et le collectif
Sélectionnez le jour concerné. Si vous gérez plusieurs groupes (ex: “U12” et “U14 Elite”), basculez instantanément entre eux via le sélecteur situé en haut de liste.
Étape 2 : Cocher les présences réelles
La liste nominative des membres s’affiche avec des indicateurs visuels clairs.
- Présence standard : Cliquez simplement sur le nom ou sur la case à cocher. La ligne bascule en vert.
- Absence : Laissez la case vide ou décochez-la pour marquer le membre en rouge.
- Sauvegarde automatique : Il n’y a pas de bouton “Enregistrer”. Chaque interaction est synchronisée en temps réel avec le serveur central de votre club.
Étape 3 : Ajouter des notes de contexte (Le “Pourquoi ?”)
Cliquez sur l’icône de petite bulle à droite de chaque membre pour préciser un motif d’absence. Ces informations sont cruciales pour le secrétariat :
- Exemples types : “Malade (Grippe)”, “Vacances scolaires”, “Blessure au genou (indisponible 3 semaines)”, “Retard de transport”.
4. Gérer les oublis et les rappels automatiques
Nous savons que la vie d’un entraîneur est dense. Tiiva veille sur vous pour garantir que vos registres ne comportent aucun trou :
Le moteur de rappel intelligent
Si aucune présence n’a été saisie 24h ou 48h après la fin théorique d’un entraînement, Tiiva vous enverra automatiquement un e-mail de rappel. Ce message contient un bouton de connexion directe vers la séance concernée pour une régularisation en 10 secondes.
Correction historique et Droit à l’erreur
Vous avez fait une erreur de doigt lors du pointage ? Vous pouvez revenir sur n’importe quelle date de la saison en cours pour modifier une donnée ou ajouter un membre qui serait arrivé avec un retard important après votre premier passage.
5. Exports stratégiques et Listes de terrain
Parfois, le numérique doit laisser place au support physique (zone blanche sans réseau, camp de base en montagne).
- Liste d’émargement PDF : Depuis l’onglet “Groupes”, générez un document PDF vierge incluant les noms de vos membres et des colonnes vides pour un pointage manuel “à l’ancienne”.
- Répertoire d’urgence : Téléchargez les contacts de vos membres au format VCard. En cas d’accident, vous aurez les numéros de téléphone des parents directement accessibles dans votre répertoire téléphonique sans connexion internet.
Analyse de performance : Consultez régulièrement votre récapitulatif de groupe pour visualiser le taux de participation moyen de votre équipe. Une chute soudaine de l’assiduité globale est souvent le premier signe d’une baisse de motivation du groupe qu’il convient d’adresser en équipe.
