1. Inviter un collaborateur
Pour garantir la traçabilité, Tiiva ne permet pas la création directe de comptes. Vous devez envoyer une invitation sécurisée.- Rendez-vous dans le module Utilisateurs (section Système).
- Cliquez sur le bouton Inviter.
- Saisissez l’e-mail, le nom et le prénom de votre collaborateur.
- Sélectionnez son Rôle (voir section suivante).
- Résultat : Le futur administrateur reçoit un e-mail contenant un lien pour configurer son propre mot de passe.
2. Comprendre les rôles et permissions
Tiiva propose des rôles prédéfinis pour s’adapter à la structure de votre comité :- Super Admin : Accès total à tout le système, y compris la configuration de l’organisation et l’abonnement.
- Gestionnaire des Utilisateurs : Peut inviter des collègues et modifier leurs droits.
- Gestionnaire de Contacts : Accès complet à l’annuaire et aux outils de nettoyage.
- Gestionnaire d’Événements : Peut créer, modifier et allouer les activités, mais n’a pas accès aux exports globaux de l’annuaire.
3. Modifier ou révoquer un accès
La gestion des départs est cruciale pour la sécurité de vos données.Changer un rôle
Depuis la liste des utilisateurs, utilisez l’action de ligne Modifier les rôles. Vous pouvez assigner plusieurs rôles à une même personne pour cumuler les droits.Supprimer un administrateur
Utilisez l’action Supprimer.- Sécurité : Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte.
- Intégrité : Avant de supprimer un compte, assurez-vous que cet utilisateur n’est pas désigné comme Responsable dans des événements actifs, sous peine de bloquer l’envoi des rapports automatiques.
4. Bonnes pratiques de sécurité
Comptes Nominatifs
Ne partagez jamais de compte générique (ex:
info@club.ch). Chaque bénévole doit avoir son propre accès pour garantir l’intégrité du Journal d’activité.Audit de Saison
À chaque changement de comité, effectuez une revue de la liste et retirez immédiatement les accès des personnes ayant quitté leurs fonctions.
Traçabilité : Chaque action effectuée par un administrateur est enregistrée nominativement. En cas d’erreur de saisie, vous pourrez toujours identifier l’auteur et l’heure de la modification dans les logs système.