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Le Journal d’activité est la “boîte noire” de votre organisation. Il enregistre chaque action significative effectuée par un administrateur ou par un membre. Ce module est le garant de la sécurité, de la transparence et de la pérennité de vos données.

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1. Pourquoi consulter le journal ?

Le journal d’activité répond à trois besoins critiques :
  1. Responsabilisation : Identifier l’auteur d’une modification sensible (ex: changement d’IBAN).
  2. Récupération : Consulter les anciennes valeurs d’un champ après une erreur de saisie accidentelle.
  3. Diagnostic : Comprendre pourquoi une inscription a été annulée ou quand un membre s’est connecté pour la dernière fois.

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2. Analyser un enregistrement d’audit

Chaque ligne du journal capture quatre piliers d’information :
  • L’Événement : Créé (badge vert), Mis à jour (badge orange), Supprimé (badge rouge) ou Connexion (badge bleu).
  • La Description : Une phrase lisible résumant l’action (ex: “A mis à jour le contact Marc Dupont”).
  • L’Auteur (causer) : L’individu physique à l’origine de l’action (Administrateur ou Contact).
  • La Date : L’horodatage exact synchronisé sur le fuseau horaire de l’organisation.

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3. Analyse des changements (Deltas)

C’est la fonctionnalité la plus puissante pour la maintenance.
  • En ouvrant le détail d’une ligne “Mis à jour”, Tiiva affiche l’état Avant et Après pour chaque champ modifié.
  • Exemple : Si l’e-mail d’un membre a été écrasé par erreur, vous retrouverez l’ancienne adresse exacte ici pour la restaurer.

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4. Stratégies de filtrage

Le volume du journal peut être important. Utilisez les filtres pour vos enquêtes :
  • Par Action : Sélectionnez “Supprimé” pour retrouver un élément effacé par erreur.
  • Par Type d’objet : Isolez uniquement les logs concernant les “Inscriptions” ou les “Contacts”.
  • Recherche textuelle : Cherchez un mot-clé (ex: “IBAN”) dans la colonne des modifications pour lister tous les changements financiers.

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5. Confidentialité et Rétention

  • Accès restreint : Seuls les profils Super Admin peuvent consulter l’intégralité du journal.
  • Conservation : Tiiva conserve les logs pendant une période glissante de 12 mois pour répondre aux exigences d’audit, tout en respectant les principes de minimisation des données (RGPD).
Lien organique : Les modifications visibles ici sont souvent le résultat d’une Action groupée. Le journal vous permet de vérifier l’impact réel d’une opération massive.