1. Activer le suivi pour un événement
Le suivi des présences n’est pas activé par défaut. Vous devez le configurer lors de la création de l’activité.- Dans l’onglet Base de l’événement, activez l’interrupteur Suivi des présences.
- Rendez-vous dans l’onglet Présences qui vient d’apparaître.
- Groupes concernés : Sélectionnez les collectifs dont les membres doivent apparaître sur la feuille de pointage.
- Fréquences de rappel : Choisissez les délais (ex: 1 jour, 4 jours) après lesquels Tiiva doit alerter le responsable si le pointage n’a pas été effectué.
2. Le pointage sur le terrain
Tiiva propose une interface de saisie optimisée pour les smartphones, permettant aux entraîneurs de pointer en direct.Effectuer une saisie
- Statut binaire : Pour chaque membre, cochez la présence ou marquez l’absence.
- Notes de séance : Utilisez le champ note pour ajouter une observation spécifique (ex: “Arrivé en retard”, “Blessure légère”).
- Validation : Une fois le pointage terminé, le registre est instantanément synchronisé avec la base de données centrale.
Ajouter un participant imprévu
Si un membre se présente sans être inscrit, l’administrateur ou le responsable peut l’ajouter manuellement à la liste de présence pour refléter la réalité du terrain.3. Automatisation des relances
Pour garantir des statistiques complètes, Tiiva surveille l’activité de vos encadrants.- Rappels automatiques : Si un entraînement a eu lieu et qu’aucune donnée n’est saisie, le système envoie un e-mail au responsable désigné.
- Cessation : Les alertes s’arrêtent dès que le registre est complété.
4. Exploitation des données
Les pointages alimentent directement deux autres piliers de Tiiva :- Statistiques : Pour calculer le taux d’assiduité par athlète ou par groupe sur une saison complète.
- Justificatifs : Générez des rapports précis pour vos partenaires institutionnels (fédérations, communes) exigeant des listes d’émargement certifiées.