L’espace membre de Tiiva permet aux adhérents de soumettre des demandes officielles de mise à jour de leur dossier. Pour garantir l’intégrité de vos données, ces modifications n’impactent pas directement vos fiches : elles arrivent dans le module Requêtes pour être examinées et validées par un humain.
1. Analyser les flux entrants
Un badge rouge sur le menu Requêtes vous informe en temps réel du volume de dossiers en souffrance. Tiiva segmente les demandes en trois types :
- Modification civile : Changement d’adresse, de téléphone ou correction de nom.
- Ajout d’enfant : Un parent souhaite lier un nouveau profil mineur à son compte.
- Question & Support : Message texte libre envoyé via le portail.
2. Le workflow de validation (Pas-à-pas)
Chaque requête doit suivre un cycle de traitement rigoureux pour assurer la cohérence de l’annuaire.
Étape 1 : Analyse des deltas
Cliquez sur une requête pour afficher le détail. Tiiva vous présente une comparaison intelligente :
- Valeur actuelle : Ce qui est en base.
- Valeur demandée : Ce que le membre a saisi.
- Les différences sont surlignées pour une identification immédiate.
Étape 2 : Vérification de sécurité
Avant d’appliquer, effectuez un contrôle rapide (Omnisearch Cmd+K) :
- Pour un ajout d’enfant, vérifiez que l’enfant n’est pas déjà présent dans une autre section pour éviter un doublon.
- Pour un changement d’e-mail, assurez-vous que l’adresse semble légitime.
Étape 3 : Application manuelle
Si la demande est validée :
- Ouvrez la fiche Contact concernée dans un nouvel onglet.
- Reportez les informations validées.
- Enregistrez la fiche contact.
Étape 4 : Clôture officielle
Une fois la donnée mise à jour, retournez sur la requête et cliquez sur Marquer comme terminé (icône coche).
Validation humaine : Marquer une requête comme “Terminée” ne modifie pas les données de la fiche contact. Cette action sert à archiver le dossier et à enregistrer quel administrateur a effectué la validation. La modification réelle de la fiche doit être faite par vos soins à l’étape 3.
3. Suivi et Traçabilité
- Statut Horloge : Demande en attente de traitement.
- Statut Coche : Dossier classé et traité.
- Audit : Chaque clôture enregistre nominativement l’administrateur responsable et la date de traitement, constituant une preuve en cas de litige ultérieur.
Conseil productivité : Traitez en priorité les “Ajouts d’enfants”. Tant que le lien n’est pas validé, le parent ne peut pas inscrire l’enfant aux événements dont la deadline approche.
