L’action Résumé PDF est l’outil ultime pour faire le pont entre l’administration numérique et la réalité du terrain. Elle permet de générer un document formaté, prêt à être imprimé ou partagé sur smartphone, contenant l’intégralité des informations nécessaires au bon déroulement de votre activité.
1. Pourquoi générer ce document ?
Le PDF est votre sécurité en cas de panne de réseau sur le lieu de l’événement. Il sert également de :
- Feuille de route : Pour les chefs de secteurs (buvette, technique).
- Liste d’émargement : Pour pointer les arrivées physiques des bénévoles ou athlètes.
- Support d’urgence : Pour avoir les notes spécifiques à chaque participant sous les yeux.
2. Procédure d’exécution
Depuis la liste
- Sur la table des événements, cliquez sur l’icône de document dans le menu d’action de la ligne.
- Le PDF est généré et s’ouvre dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Depuis l’interface d’Allocation
- Dans le cockpit d’Allocation, cliquez sur le bouton PDF situé dans l’entête.
- C’est la méthode recommandée car elle vous permet de générer le document juste après avoir effectué vos derniers ajustements de placement.
3. Contenu et structure intelligente
Tiiva adapte automatiquement la mise en page du PDF selon le type d’activité :
Pour les Bénévoles
- Regroupement par secteur : Si vous utilisez des Domaines, le PDF crée des sections claires (ex: “Buvette”, “Accueil”).
- Mise en évidence des responsables : Les membres désignés comme “Chefs de poste” apparaissent avec une distinction visuelle.
- Notes d’affectation : Les consignes privées saisies lors de l’allocation sont imprimées sous chaque nom.
Pour le Sport
- Regroupement par discipline : Liste tous les athlètes inscrits au 60m, à la Longueur, etc.
- Informations techniques : Affiche l’année de naissance et la catégorie sportive pour faciliter le travail des juges de départs.
4. Partage sécurisé
Le fichier PDF généré est accessible via une URL signée temporaire. Vous pouvez copier cette URL et l’envoyer par WhatsApp ou e-mail à vos responsables de terrain. Ils pourront ainsi consulter la liste sur leur propre smartphone sans avoir besoin d’un compte administrateur Tiiva.
Impression : Le document est optimisé pour le format A4 portrait. Nous recommandons une impression recto-verso pour les grands événements afin de limiter la consommation de papier sur le terrain.
