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L’action Envoyer une invitation est le point de départ de l’expérience membre sur Tiiva. Elle permet de générer et d’expédier par e-mail un lien de connexion unique (Magic Link) qui connecte instantanément l’utilisateur à son espace personnel sans qu’il ait besoin de créer un mot de passe.

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1. Quand déclencher cette action ?

Vous utiliserez cette action dans les scénarios suivants :
  • Onboarding : Juste après avoir importé ou créé un nouveau membre.
  • Relance : Lorsqu’un membre a égaré son lien ou n’a jamais activé son compte.
  • Nouvelle saison : Pour inviter massivement tous les membres actifs à se connecter pour la rentrée.

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2. Procédures d’envoi

Tiiva propose trois niveaux d’exécution selon vos besoins opérationnels.

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Envoi individuel (Depuis la fiche)

Idéal pour un nouveau membre arrivant en cours d’année.
  1. Ouvrez la fiche du contact ou utilisez le menu d’action à la fin de la ligne dans la table.
  2. Sélectionnez Envoyer une invitation.
  3. Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de personnaliser le corps du message.

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Envoi groupé (Sélection manuelle)

Pour inviter une section spécifique ou un petit groupe.
  1. Dans la table des contacts, cochez les personnes concernées.
  2. Ouvrez le menu des actions groupées (Bulk Actions).
  3. Choisissez Envoyer une invitation.

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Envoi massif (Campagne globale)

Pour inviter tout votre club en une seule fois.
  1. Sélectionnez tous les enregistrements de la table (en vous assurant que les filtres sont réinitialisés).
  2. Lancez l’action groupée. Tiiva traitera les envois en tâche de fond pour ne pas bloquer votre interface.

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3. Personnalisation du message

Avant l’envoi, un éditeur de texte riche vous permet d’ajuster le contenu.
  • Le bouton magique : Tiiva insérera automatiquement le bouton de connexion à la fin de votre texte. Vous n’avez pas besoin de coller de lien manuellement.
  • Signature : Le message utilise par défaut la signature définie dans vos Paramètres d’organisation.

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4. Suivi et vérification

Après l’envoi, surveillez la colonne Email vérifié dans votre annuaire :
  • Badge rouge : L’invitation a été envoyée mais le membre n’a pas encore cliqué.
  • Badge vert : Le membre s’est connecté. Son accès est actif et sécurisé.
Protection des mineurs : Si vous invitez un enfant sans adresse e-mail propre, l’invitation sera automatiquement routée vers ses responsables légaux pour qu’ils puissent gérer le compte au nom de leur enfant.
Traçabilité : Chaque envoi d’invitation est consigné dans le Journal d’activité. Vous pouvez ainsi vérifier quelle adresse a été sollicitée et à quel moment exact.